Skifte bogholder

De fleste venter for længe. Ikke fordi de er tilfredse, men fordi de tror, et skifte er besværligt. Det er det sjældent — hvis man får det rigtige med sig.

Denne side handler ikke om at overbevise dig om at skifte til os. Den handler om, hvordan et skifte foregår, hvad du skal sikre dig, og hvad der kan gå galt. Beslutter du dig for en anden løsning end Ordia bagefter, er listen her stadig den samme.

De typiske grunde til at skifte

Svar, der udebliver. Den hyppigste grund er ikke fejl i bogføringen. Det er, at man ikke kan få fat i nogen, når man har et spørgsmål — og at usikkerheden om, hvorvidt tingene er sendt til tiden, fylder mere end selve arbejdet.

Regninger, der overrasker. Aftalen lød på et fast beløb, men der kommer ekstraregninger for det, der falder uden for. Ofte uden varsel.

Bogføring, der ikke er løbende. Alt bliver lavet ugen før momsfristen. Det betyder, at du aldrig har et aktuelt billede af din økonomi, og at fejl først findes sent.

Man er vokset fra løsningen. Det, der fungerede med ti bilag om måneden, holder ikke ved hundrede — eller da der kom en webshop, en indløser og salg til EU.

Hvad du skal have med fra den gamle

Det her er den vigtigste del. Sørg for at få følgende, før du afslutter samarbejdet:

• Ejeradgang til regnskabsprogrammet. Ikke en kopi — selve adgangen, hvor du står som ejer af abonnementet.
• En afstemt saldobalance pr. skæringsdatoen. Det er åbningsbalancen for den nye bogholder. Uden den er alt bagefter gætværk.
• Alle bilag for de bogførte perioder, digitalt og i den struktur de ligger i.
• Dokumentation for indberettet moms — hvilke perioder er indberettet, og med hvilke tal.
• En liste over uafklarede poster. Hvad er der ikke styr på? Der er næsten altid noget, og det er bedre at vide det på forhånd end at finde det tre måneder senere.

Hvornår på året er det nemmest?

Du kan skifte når som helst, og du behøver ikke vente på et årsskifte. Men to tidspunkter er lettere end resten.

Ved afslutningen af en momsperiode. Så er der et naturligt snit: den gamle bogholder gør perioden færdig og indberetter, og den nye starter på en ren periode. Det gør ansvarsfordelingen tydelig, hvis der senere opstår spørgsmål.

Ved regnskabsårets begyndelse. Det reneste snit af alle, men også det, folk oftest venter unødigt længe på. Er der ni måneder til, er det ikke et argument for at blive.

Sådan foregår det hos os

1. Du beregner din pris

Seks spørgsmål på forsiden. Du ved, hvad det koster, før du taler med nogen — og før du opsiger noget som helst.

2. Vi aftaler en skæringsdato

Vi bliver enige om, hvilken periode din nuværende løsning afslutter, og hvornår vi begynder. Opsig først, når det er på plads.

3. Vi kontrollerer åbningen

Inden den løbende drift starter, kontrollerer vi, at åbningssaldi stemmer, og at opsætningen af moms og konti er rigtig. Det er dét, opstartsfeet dækker. Finder vi noget, der ikke stemmer, siger vi det — også hvis det er ubelejligt.

Hvad koster et skifte?

Hos os betales et opstartsfee svarende til én måneds abonnement. Det dækker klargøring og kontrol af åbningen. Er der efterslæb eller oprydning fra før skæringsdatoen, prissættes det særskilt — og aftales med dig, inden vi går i gang, aldrig bagefter.

Selve abonnementet starter ved 595 kr/md ekskl. moms og følger antallet af bilag. Hele prislisten står her.

Og for at være tydelig om den anden vej: hvis du en dag vil videre fra os, udleverer vi alle adgange og data senest 14 dage efter ophør. Aftalen er uopsigelig de første tre måneder, derefter løbende måned plus en måned.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg skifte bogholder midt i regnskabsåret?

Ja. Der er ikke noget krav om at vente til et årsskifte. Det vigtigste er, at der er en klar skæringsdato, at saldobalancen pr. den dato er afstemt, og at bilagene for den afsluttede periode følger med. Et skifte midt i en momsperiode er lettest at holde rent, hvis den gamle bogholder afslutter perioden færdig.

Hvad skal jeg have med fra min gamle bogholder?

Adgang til regnskabsprogrammet som ejer, en afstemt saldobalance pr. skæringsdatoen, alle bilag for de bogførte perioder, dokumentation for indberettet moms, og oplysning om hvilke poster der eventuelt er uafklarede. Får du et vagt svar på nogen af delene, er det værd at insistere — det er dine data.

Ejer jeg selv mine regnskabsdata?

Ja. Bogføringen og bilagene tilhører din virksomhed, ikke bogholderen, og du har også en lovbestemt pligt til at opbevare materialet. Et bureau kan ikke holde dine data tilbage som pressionsmiddel. Hos Ordia udleveres alle adgange og data senest 14 dage efter aftalens ophør.

Koster det ekstra at skifte til Ordia?

Der betales et opstartsfee svarende til én måneds abonnement. Det dækker klargøring og kontrol af, at åbningssaldi og opsætning er rigtige, inden den løbende drift begynder. Er der efterslæb eller oprydning fra før skæringsdatoen, prissættes det særskilt og aftales med dig, inden vi går i gang.

Hvor lang tid tager et skifte?

Selve overdragelsen tager typisk få dage, når adgange og saldobalance er på plads. Det, der forsinker et skifte, er næsten altid ventetid på materiale fra den tidligere bogholder — ikke selve opsætningen.